Datenschutzhinweis

Informationen zur Datenverarbeitung

V2 (022024)

Für die Bearbeitung von Bewerbungen nutzt ÖSB Gruppe Management GmbH den Dienst onlyfy application manager (by XING). Mit dieser Datenschutzerklärung werden Sie über die Verarbeitung Ihrer Daten durch den Dienst onlyfy application manager sowie durch ÖSB Gruppe Management GmbH informiert.

Gemeinsame Verantwortlichkeit

Hinsichtlich des Zusammenwirkens im Unternehmens-Account von ÖSB Gruppe Management GmbH besteht eine sogenannte gemeinsame Verantwortlichkeit von ÖSB Gruppe Management GmbH und New Work SE gemäß Art. 26 DSGVO, da sie i.S.d. Art. 4 Nr. 7 DSGVO gemeinsam über Zwecke und Mittel der Verarbeitung bestimmen. Die aktuelle Version der Vereinbarung zur gemeinsamen Verantwortlichkeit nach Art. 26 DSGVO, die die New Work SE mit den Unternehmen schließt, die onlyfy application manager nutzen, können Sie hier als Anhang zu den AGB https://www.xing.com/terms/onlyfy-one einsehen, um sich über das Wesentliche der Vereinbarung zu informieren.

Datenverarbeitung durch die New Work SE

onlyfy application manager ist Teil des umfassenden Dienstes XING der New Work SE, der den Zweck verfolgt, durch eine Vielfalt unterschiedlicher Anwendungen (onlyfy application manager ebenso wie das berufliche soziale Netzwerk bzw. Job-Netzwerk XING, kununu etc.) zur Verbesserung und Vereinfachung des Berufslebens der Nutzer beizutragen sowie die Arbeitswelt für den Einzelnen erfüllender und gleichzeitig Unternehmen noch erfolgreicher zu machen. Bei onlyfy application manager als Teil des umfassenden Dienstes XING handelt es sich um eine Online-Plattform, auf der bzw. über die Talente und Unternehmen zusammenkommen.

Hinsichtlich der Datenverarbeitung für die die New Work SE allein verantwortlich oder im Rahmen der gemeinsamen Verantwortlichkeit mit ÖSB Gruppe Management GmbH zuständig ist, erhalten Sie nähere Informationen in der Datenschutzerklärung von XING, https://privacy.xing.com/de/datenschutzerklaerung. Dort finden Sie auch die Kontaktdaten der New Work SE sowie des betrieblichen Datenschutzbeauftragten der New Work SE.

Bewerbungen mit onlyfy application manager

Mit Absenden der Bewerbung gehen Sie ein Nutzungsverhältnis mit der New Work SE ein, um Ihre Bewerbung(en) abwickeln zu können. Sie erhalten des Weiteren Support-Leistungen und die New Work SE kann Ihnen weitere Möglichkeiten aufzeigen, die Sie in Ihrem Berufsweg unterstützen können. Es wird nicht automatisch ein öffentliches Profil im beruflichen sozialen Netzwerk bzw. Job-Netzwerk XING für Sie erstellt. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten durch die New Work SE ist folglich insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Verarbeitung in Erfüllung eines Vertrages).

Unterbrechung Ihrer Online-Bewerbung

Das Erstellen Ihrer Online-Bewerbung können Sie jederzeit unterbrechen und zu einem späteren Zeitpunkt fortsetzen. Zu diesem Zweck werden Cookies eingesetzt. Von Ihnen bereitgestellten Daten zum Anlegen des Benutzerkontos sowie hochgeladene Dokumente werden im Unternehmens-Account von ÖSB Gruppe Management GmbH in onlyfy application manager erfasst. Die Daten bleiben auch dann erfasst, wenn Sie eine Bewerbung unterbrechen und/oder nicht abschließen. In diesem Fall wird Ihre Bewerbung als unvollständig markiert und die Daten bleiben für ÖSB Gruppe Management GmbH eingeschränkt einsehbar.

Hinweise zu speziellen Funktionen von onlyfy application manager

Kalenderfunktion

Wenn die Kalenderfunktion verwendet wird, werden Ihre Daten im Rahmen und zum Zweck der Terminvereinbarung im Bewerbungsverfahren verarbeitet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs.1 lit. f DSGVO. Die Kalenderfunktion wird von einem IT-Dienstleister (Cronofy Ltd., Vereinigtes Königreich) zur Verfügung gestellt. Das Vereinigte Königreich ist auf Grund des Angemessenheitsbeschlusses der europäischen Kommission als sicheres Drittland eingestuft. Hier finden Sie nähere Informationen zum Datenschutz von Cronofy: https://www.cronofy.com/gdpr/ und https://docs.cronofy.com/policies/privacy-notice/.

WhatsApp Bewerbung

Soweit Sie die Bewerbung-per-WhatsApp Funktion nutzen, ist Rechtsgrundlage für die Kommunikation Ihre jederzeit widerrufliche Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 a DSGVO). Bei einer Bewerbung via WhatsApp werden über einen WhatsApp-Chat alle notwendigen Bewerberinformationen abgefragt. Die Daten werden dann über einen Dienstleister direkt in onlyfy application manager eingespielt und dort im Rahmen und zum Zweck des normalen Bewerbungsprozesses weiterverarbeitet.

Die Bewerbung-per-WhatsApp Funktion wird von einem IT-Dienstleister (PitchYou) zur Verfügung gestellt, der hierzu Zugriff auf Ihre Daten nehmen kann. Weitere Informationen finden Sie hier: https://www.pitchyou.de/datenschutz. Kandidatendaten aus „Bewerbung per WhatsApp" werden über eine Schnittstelle in onlyfy application manager übertragen und unmittelbar nach der Übertragung aus der „Bewerbung per WhatsApp" Infrastruktur in PitchYou gelöscht. Die weitere Verarbeitung erfolgt dann ausschließlich direkt in onlyfy application manager.

Bitte beachten Sie, dass Sie zur Bewerbung Ihren eigenen privaten WhatsApp Account verwenden und daher eine Übermittlung, insbesondere in die USA, nicht ausgeschlossen werden kann.Die Datenschutzinformationen von WhatsApp, etwa zu deren Verarbeitungen oder zur Ausübung Ihrer Datenschutzrechte gegenüber WhatsApp, finden Sie hier: https://www.whatsapp.com/legal/privacy-policy-eea.

Nach Ihrer Einwilligung wird Ihre Bewerbung via WhatsApp durch PitchYou an onlyfy application manager übermittelt. Ein Widerruf der Übermittlung ist jederzeit möglich. Ihre Bewerberdaten werden jedoch nach der Übertragung an onlyfy application manager in der Infrastruktur von PitchYou ohnehin gelöscht, so dass eine weitere Verarbeitung durch PitchYou nicht stattfindet.

Anwendbarkeit des Schweizer Datenschutzgesetzes

Das Schweizer Bundesgesetz über den Datenschutz (Schweizer DSG) gilt für Sachverhalte, die sich in der Schweiz auswirken, auch wenn sie im Ausland veranlasst werden. Diese Datenschutzerklärung dient entsprechend sowohl der Information gemäß EU-DSGVO also auch gemäß Schweizer DSG. Es werden die Begriffe der EU-DSGVO verwendet, also insbesondere „Verarbeitung“, „personenbezogene Daten“, „berechtigtes Interesse" sowie "besondere Kategorien von Daten" statt der im Schweizer DSG verwendeten Begriffe „Bearbeitung“, „Personendaten“, "überwiegendes Interesse" und "besonders schützenswerte Personendaten". Wenn das Schweizer DSG anwendbar ist, bestimmen sich die entsprechenden Begriffe nach dem Schweizer DSG. Den Namen und die Adresse unserer Vertretung in der Schweiz finden Sie im Impressum | XING.

Data privacy policy

Preamble

This document is for informational purposes only. The legally binding version is always the German version of this document. Prescreen International GmbH, Mariahilfer Straße 17, 1060 Vienna, Austria (hereinafter referred to as “Prescreen”) offers the e-recruiting system “Prescreen” on the *.jobbase.io domain (hereinafter referred to as “jobbase.io”), where companies can advertise job vacancies and receive and manage applications. Within the framework of these activities, Prescreen processes personal data on behalf of and for the purposes of the company that you wish to contact with regard to your application. In terms of data protection legislation, that company is designated as a controller within the meaning of Art. 4 (7) of the General Data Protection Regulation (GDPR). Prescreen acts in this relationship as a processor within the meaning of Art. 4 (8) GDPR. The protection and confidentiality of your data are of particular importance to Prescreen. Of course, your data are processed exclusively in accordance with the relevant data protection provisions, in particular the Austrian Data Protection Act (DSG), the Austrian Telecommunications Act (TKG), the German Federal Data Protection Act (BDSG) and the German Telemedia Act (TMG). This Data Protection Policy also meets all of the statutory requirements that will become mandatory with the enactment of the European General Data Protection Regulation (GDPR). The GDPR comes into force on 25 May 2018. Under no circumstances will Prescreen transmit your personal details to third parties for advertising, marketing or other purposes without authorisation. If you have any questions about this Data Protection Policy, you can contact the company responsible or Prescreen by email at support@prescreen.io.

1. What are personal data?
   
   Personal data are considered to be all information that allows conclusions to be drawn about your personal or material circumstances, or from which it is possible to identify you.
   
   
2. What data are collected?
   
   
   1. For the automated processing of your application, the following data are collected and processed:
      1. first name, surname, email address and, as necessary, address/location, date of birth, title, telephone number, nationality
      2. Additional questions depending on the respective job vacancy (e.g. driving licence)
      3. CV, in particular information about professional experience and training
      4. Skills (e.g. Photoshop, MS Office)
      5. Application photo
      6. Qualifications, awards and linguistic skills
      7. Covering letter
      8. Any files and documents that you upload
   2. We store the written electronic communication that takes place between you and the company to which you are applying. In addition, we process comments and assessments that are written about you in the course of your application process.
      
      
   3. To allow us to adapt our services to your needs in future and facilitate easy use of our website, we record statistical information about your surfing behaviour on our website (e.g. the areas of the website you click on or the times when you log in). This data may be recorded for the purposes of support or service optimisation and viewed at any time by the Prescreen administrator, as required.
      
      
3. Purpose of data collection
   
   Prescreen processes and uses the personal data collected to provide Prescreen services, for the purposes of registration on the companies’ websites, and for the purposes of sharing information between applicants and companies. We wish to draw your attention to the fact that for the purposes of direct advertising we will send you electronic messages about new job offers from companies to which you have previously applied. On behalf of those companies, we process your name, your email address and the data that you entered on your previous application. You can object to receiving these messages at any time by emailing the company concerned or Prescreen at support@prescreen.io.
   
   
4. What are cookies?
   
   
   1. Prescreen uses “cookies” to operate its website. These are used to make our website content more user-friendly, more effective and more secure. Cookies are small text files that are stored on your computer. “Session cookies” are deleted as soon as you leave our website. In contrast, permanent cookies (e.g. to enable you to return to the application process at a later stage) remain on your computer’s hard drive until they are deleted by your browser. You can prevent the installation of cookies on your computer by adjusting your browser software accordingly. Please note, however, that in this case some functions of Prescreen may not be available to you to their full extent.
   2. Cookies may be required to maintain the “functionality” of the website. Use of such cookies does not require consent and cannot therefore be deactivated. Cookies that are used to “analyse” your behaviour on our website are saved only with your consent. If we use cookies that require consent, when you first access our website there will appear a cookie banner on which you can agree to the use of cookies that require consent. If you wish to change your cookie settings at a later date, you can make the change on the website in the “Cookies” section.
   3. Below is a list of the cookies used:

      PHPSESSID	Session Cookie	Function	This cookie is used to identify the user during his/her use of Prescreen. The cookie is essential for the website to function properly. The cookie ceases to be valid once the browser is closed.	jobbase.io
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5. Are data transferred to or collected by third parties?
   
   Data collected within the context of your application are not published or forwarded without authorisation, i.e. without your consent, to third parties. Apart from our employees who process your data in the course of providing our services, we transfer your data to the following recipients:
   
   
   1. Companies with which contact is to be made in the context of your application process.
   2. Sub-contracted processors acting as IT service providers help us provide our services and in the context of hosting services. They have registered offices in Austria and Germany. If other processors are commissioned with maintenance work, those processors may gain access to your data in the course of their work. In such cases, Prescreen undertakes to oblige them contractually to comply with the applicable data protection provisions and with the provisions regarding data protection and confidentiality under this Agreement.
   3. Prescreen may be legally obliged to disclose your data if the data are required to assert, exercise or defend legal claims of the customer in respect of the authorities.
   
   If Prescreen wishes to use your data in a way that goes beyond that described above, Prescreen will first obtain your express consent.
   
   
6. Storage periods
   
   
   1. Personal data of rejected applicants are stored for a maximum of six months, starting from the date of rejection of the application. If you prefer a longer storage period for your application process (to continue your application at a later date, for example), we request that you adjust the settings accordingly when you register.
      
      
   2. Longer storage periods may also result from the fact that the data are required to assert, exercise or defend legal claims in respect of the authorities or if statutory storage periods apply. The data will be stored as long as necessary to fulfil these purposes.
7. Your rights with regard to stored data
   
   
   1. You have the right to free information about the personal data about you that we process, as well as the right to correct and erase data, to limit data processing, and the right to data transferability. If you wish to assert these rights or obtain further information about them, please send an email to the relevant company or Prescreen at support@prescreen.io.
   2. As a matter of principle, our Data Protection Policy and our responsibility and liability in this connection does not cover websites of third-party providers to which we provide links or to which you are forwarded. We are also not responsible for subsequent data processing by the operators of those websites in such cases.
   
   
   
8. Withdrawal option
   
   
   1. You may at any time withdraw any consent you may have given as required by data protection law, with effect from that point forward. If you wish to exercise your right to withdraw, please send an email to the relevant company or Prescreen at support@prescreen.io.
   2. If we use cookies that require consent on our website and you have also agreed to their use, you can withdraw that consent on our website in the “Cookies” section. You will find further information about cookies under section 4, “What are cookies”.
   
   
   
9. Validity of the Agreement (severability clause)
   
   The legal inadmissibility, ineffectiveness, invalidity or unenforceability of parts of these data protection provisions and conditions of use does not affect the effectiveness and validity of the remaining provisions.
   
   
10. Complaints to the data protection authorities
    
    If you believe that we are processing your data in contravention of applicable legal regulations, you can make a complaint to the Austrian data protection authorities or other responsible supervisory authority (in particular in the member state of your place of residence or work).
    
    
11. Contact details of the controller company under data protection legislation
    
    support@prescreen.io